ALAT KOMUNIKASI KANTOR

A. MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi akan membuat komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor.

B. PERKEMBANGAN MESIN-MESIN KANTOR SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan cara penyampaian informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah Teknologi Informasi). Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna di dinding-dinding gua, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal dengan nama INTERNET.

C.Jenis jenis mesin sebagai komunikasi

1.Intercom atau lebih dikenal dengan sebutan aiphone

Alat komunikasi yang digunakna untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri , dari suatu bagian ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain

Fungsi intercom di lingkungan kantor :

1.Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya.

2.Memperluas saliran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor

3.Menghindari mondar mandirya pegawai

4.Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan produktivitas kerja pegawai

2.Telepon

Berasal dari katatele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi dari satu8 pihak ke pihak lainnya yang dalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor

3.Handphone 

Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam dunia komunikasi , karena dinilai cepat dan lebih portable , dengan kata lain lebih praktis , tidak menggunakan kabel dan dapat dibawa kemana mana

4.Faksimili 

Mesin / alat untuk mengirim dan menerima data atua dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya , baik berupa tulisan maupun gambar

5.Radio telepon 

Merupakan saran komunikasi berguna antara stasiun pusat dan unit bergerak seperti mobil, truk atau alat yang dilengkapi dengan alat portable. Perangkat radio seperti ini sering juga dikenal dengan perangkat dua meteran seperti HT ( handi talk ) , rick serta sebelas meteran seperti olben

6.Teleprinter 

Mesin yang dapat mengetik pesan ,teks yang direproduksi dari kejauhan pada mesin yang serupa . mesin pengiriman dan penerimaan tersebut dihubungkan dnegna kabel telegram atau radio Teleprinter dapat menyewa pada pelayanan teleks , mesin ini dapat dihubungkan dengan memutar angka , dengan mesin teleks pelanggan lain termasuk luar negeri . selain itu alat tersebut digunakan untuk menerima dan mengirim telegram dan kawat

7.Telegram faximile

Cara kerja :

-Pengiri mengadakan kontak dengan stasiun melalui telepon terlebih dahulu . sebuah tombol lalu ditekan pada titik pengiriman untuk menghidupkan drum yang berputar dengan kecepatan sama pada kedua mesin pengirim atau penerima

-Sewaktu drum pada titik pengirim berputar , kertas pun disoroti oleh sinar lampu dan ketika sorotan jatuh pada bidangnya terang ata gelap , sinyal dikirimkan ke titik penerima . disini sinyal tersebut diubah kembali menjadi cahaya yang jatuh pada kertas fotografik sehingga menghasilkan salinan faximile

8.Telenote

System untuk pengiriman bahan yang ditulis atua digambar dengan tenaga lewat sirkuit telepon m entah pribadi, nasional atau internasional . alat untuk mengirim dan menerima dapat berupa unit yang terpisah , atau tergabung di dalam satu instrument yaitu transreciever

9.Sistem pemanggil umum

System pengeras suara digunakan untuk secara luas di pabrik , toko , supermarket , kantor . system pemanggilan umum sebagai sarana untuk memberikan instruksi atau mendaoatkan orang yang mungkin tidak berada diruang kantor mereka System ini digunakan di kantor , memiliki kerugian yaitu menaruh perhatian satu orang , maka perhatian semua pekerja lian teralih dari pekerjaan mereka

10.Lokasi staf

Sistem sinyal sederhana dengan bel untuk memanggil kurir atau juru tulis sudah merupakan hal yang umum. Ada pula sistem sinyal yang dirancang untuk melacak eksekutif dan orang lain yang selalu berkeliling di dalam gedung yang besar atau wilayah yang luas dalam menjalankan tugas mereka

11.Televisi Sirkuit Tertutup (close – circuit television)

sarana komunikasi yang memiliki kegunaan yang sangat bervariasi. Suatu sistem yang terdiri dari sebuah kamera vidio, sirkuit penghubung dan layar televisi; hubungan suara juga dapat disediakan bila perlu. Pada dasarnya, televisi sirkuit tertutup adalah sarana untuk melihat kejauhan, umumnya antar sirkuit pribadi.

12.Mesin Stenografi

mesin yang memungkinkan operator menyalin dikte, merekamnya dengan ketikan.                     Setiap baris di atas pita kertas menggambarkan suku kata yang dicetak dengan menekan secara serentak kombinasi tombol yang tepat pada mesin

13.Mesin Dikte

 Mesin Dikte merupakan sarana yang memungkinkan korespondensi laporan, intruksi, dan sebagainya untuk direkam kemudian disalin oleh seorang juru ketik. Rekaman dapat digoreskan, seperti halnya jalur dibuat pada sabuk plastik atau disk, atau magnetik pada pita, disk, atau sabuk. Rekaman yang digoreskan bersifat permanen dan tidak dapat dikoreksi selama pendiktean.

C Kelebihan dan Kekurangan Mesin Komunikasi dalam Kantor

Kelebihan mesin kantor sebagai komunikasi

1.Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin-mesin kantor dan sebagainya.

2.Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif

3.Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus

4.Mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai

5.Mendukung kegiatan sosial. Orang-orang yang tidak dapat meniinggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

-          Kekurangan mesin kantor sebagai mesin komunikasi

1.Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan

2.Bisa muncul rasa ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang

3.Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka.

4.Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan dirumah, Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kantor.

REFERENSI :

1.Githa Hanafi. Mei 2013 Makalah Tekhnologi Perkantoran

http://githahanafi.blogspot.com/2013/05/makalah-tekhnologi-perkantoran.html?m=1

Diakses 25 maret 2015 ( 16.00 )

2.Bisosial. 2012. Makalah Perkembangan Teknologi. http://www.bisosial.com/2012/05/makalah-perkembangan-teknologi.html. Diakses 21 Maret 2015 (20.30)

3.Azis, Zakaria. 2011. Kelebihan Kekurangan Telepon dengan SMS. http://zak-azis.blogspot.com/2011/10/kelebihan-kekurangan-telp-dengan-sms.html?m=1. Diakses 21 Maret 2015 (20.00)